Despacho Chigo Contadores, Oficina Virtual

Chigo Contadores es un despacho Contable y Fiscal ubicado en San José del Cabo, Baja California Sur, su metodo de trabajo había sido similar al resto de los negocios de este tipo, el equipo de contadores trabajando en una oficina, con un servidor de aplicaciones para la plataforma contable compartiendo el acceso a traves de licencias instaladas en cada computadora, recibiendo la información de los clientes en formato impreso en su mayoria.

En el mes de mayo al decretarse el confinamiento debido a la pandemia ocasionada por el covid-19 se presento un dilema similar al de muchos otros despachos, como continuar operando con los colaboradores en casa y los clientes sin facilidad para la entrega de la información contable de forma presencial.

El Reto: Cambiar la logistica de la operación diaria a un formato en el que los colaboradores se encuentrán ubicados en locaciones geograficamente distintas dentro de la ciudad.

La solución elegida fue la de crear un servidor virtual, tomando tambien en cuenta que el servidor fisico con el que se contaba tenía ya cerca de 10 años en operación y empezaba a tener problemas, la plataform elegida fue AWS con el servicio de Lightsail ya que cubre sin problemas las necesidades operativas.

Se habilito una instancia que incluye una licencia de Windows Server 2016, se migraron las licencias de usuarios del software contable Contpaqi de la empresa Computación en Acción, para el manejo de archivos de trabajo y documentación digitalizada se habilito el acceso al servicio Microsofot 365 sharepoint para empresas donde se cargo el respaldo desde el servidor fisico.

Para el control de acceso a traves de sesiones remotas seguras y confiables, en busca del mejor costo beneficio, se habilitarón licencias TSPLUS printer edition, como una alternativa a las licencias Remote Desktop de Micrososft, mucho mas costosas, ofreciendo una excelente solución para el tema de la impresión remota a impresoras físicas o formato PDF, el tema de respaldos se atendio utilizando una instancia AWS S3 y one drive para empresas.

La Solución: Virtualizar el servidor y migrar la solución contable para crear un entorno de trabajo accesible y seguro para el manejo de la información para el desarrollo de las actividades del equipo de contadores desde sus casas.

En el tema de la seguridad se implemetarón licencias ESET file security para Windows Server así como las licencias respectivas para los equipos en uso por el pesonal, adicionalmente se instalo la solución TSPLUS Advanced Security para generar un entorno completamente seguro para el trabajo remoto, esta provee entre otros protección contra ataques de fuerza bruta, ransomware así como la administración de permisos de acceso, sesiones para acceso remotos personalizadas y administradas por usuario y horarios.

Desde el mes de mayo 2020 en que se inicio a trabajar con esta solución no se han presentado problemas mayores con la operación y durante al menos 4 meses las operaciones fueron llevadas de forma exclusivamente remota en modo home office, permitiendo de esta forma seguir otorgando a los clientes la misma calidad de servicio en la entrega de su información contable, declaraciones de impuestos y asesorías a traves de llamadas teléfonicas y video conferencia generando con esto una mayor lealtad por parte de los clientes e inclusive durante esos dificiles meses empezar a trabajar con nuevos clientes de forma exclusivamente remota.

Si bien las actividades se estan retomando de forma presencial escalonadamente, se pretende continuar trabajando mediante esta solución de forma indefinida ya que por cualquier eventualidad en que no sea posible atender de forma fisíca se tiene el acceso a la información a traves de una conexión a Internet teniendo al mismo tiempo la seguridad de la información protegida fuera de las instalaciones fisicas de la empresa.

El resultado: Al cambiar el paradigma en la forma de trabajo se logro mantener el servicio a los clientes con el mismo nivel de atención así como generar confianza por parte del cliente y al mismo tiempo ayuda al ambiente positivo en el staff al poder contar con sus herramientas de trabajo habituales de forma sencilla en su propio domicilio.

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